Когда начинать готовить новогодний корпоратив

Если вы уже ищете ответ на этот вопрос, значит, подготовка к вашему новогоднему корпоративу в каком-то смысле началась. По крайней мере, вы пытаетесь понять, сколько у вас времени и с чего стоит начинать.

Универсальной даты здесь нет. Всё зависит от масштаба и формата мероприятия, выбранного дня, площадки, программы и количества конкретных пожеланий. Одно дело — собрать небольшой коллектив в собственном помещении. Другое — провести крупное событие в одну из самых востребованных пятниц декабря, на определённой площадке и с участием конкретных артистов.
Чем больше условий вы хотите сохранить, тем раньше желательно принять ключевые решения. Это не обязательно должен быть сентябрь, июль или какой-то другой месяц. Иногда площадку действительно бронируют ещё летом, а иногда достойное решение находится в декабре. Вопрос не столько в календаре, сколько в том, насколько вы готовы выбирать из доступных вариантов.

Здесь есть важная разница. Заранее определить дату, забронировать площадку и договориться с ключевыми участниками — не то же самое, что полгода ежедневно готовить мероприятие.
Если основные решения приняты, активная работа над сценарием, программой, технической частью и организационными вопросами может занять месяц или два. Всё зависит от сложности проекта. Слишком растянутая подготовка иногда превращается в бесконечную переписку и согласование каждой мелочи, хотя на конечный результат это уже почти не влияет.
Поэтому начинать раньше стоит не ради самого процесса. Раннее решение сохраняет возможность выбрать нужную дату, площадку, артиста и команду, пока они ещё свободны.

Традиционно большинство компаний подводят итоги года и проводят корпоративные праздники в декабре. Самыми востребованными обычно становятся последние подходящие пятницы перед Новым годом.
Именно подходящие, а не обязательно две последние пятницы по календарю. Если одна из них оказывается слишком близко к 31 декабря, основной спрос может сдвинуться на неделю раньше. Пятница удобна тем, что это рабочий день, который при необходимости можно сократить. Пригласить сотрудников в субботу или воскресенье бывает сложнее: декабрьские выходные многие хотят оставить семье, детям и собственным приготовлениям к празднику.

На загрузку влияют и профессиональные даты. В декабре отмечаются День юриста, День работника органов безопасности, День энергетика и День спасателя. Некоторые заказчики объединяют профессиональный праздник с новогодним корпоративом и проводят одно общее мероприятие. Если сама дата выпадает на середину недели или на выходной, празднование часто переносят на ближайшую пятницу. В результате на один вечер одновременно претендуют организации из целой отрасли.

При этом декабрём календарь корпоративных праздников не заканчивается. В моей практике мероприятия переносили на январь, в том числе приурочивали их к Старому Новому году. Особенно часто такое происходило в периоды высокого спроса, когда в декабре не хватало площадок, артистов и технических команд.

Здесь есть небольшой практический лайфхак. После декабрьского ажиотажа январское мероприятие может обойтись заметно дешевле, а выбор площадок и подрядчиков будет шире. Но и это не безусловное правило: во второй половине января часть артистов и специалистов уезжает отдыхать, поэтому доступность и стоимость всё равно необходимо проверять заранее.

Первая волна начинается летом, обычно в июле. Перед отпусками сотрудники получают задачу изучить площадки, возможные программы и ориентировочный бюджет. Чаще всего это предварительный анализ, который не сразу переходит в реальную подготовку. Но некоторые заказчики уже на этом этапе фиксируют дату, площадку или конкретного артиста. Встречались и компании, которые договаривались о следующем мероприятии практически сразу после завершения предыдущего.

Основная волна приходится на вторую половину сентября и октябрь. В это время большинство заказчиков уже понимают свои задачи и бюджеты, начинается активное бронирование площадок, артистов и подрядчиков на самые востребованные даты.

Следующая волна приходит в конце ноября и декабре. Кто-то долго согласовывал бюджет, кому-то было не до корпоратива, а кто-то рассчитывал, что для небольшого коллектива всё необходимое найдётся в любой момент. И действительно, собрать мероприятие можно даже в декабре. Но если у вас есть конкретные требования, скорее всего, придётся искать альтернативы: желаемая площадка может быть занята, выбранный артист уже работает на другом мероприятии, а подходящая техническая команда недоступна.

Есть ещё ситуация, с которой я сталкивался не раз. Летом заказчик запрашивает предложения, получает расчёты, а через несколько месяцев возвращается с уверенностью, что дата, площадка и артисты по-прежнему его ждут. Но запрос не является бронью. Пока договорённость не подтверждена в предусмотренном порядке, никто не может гарантировать, что выбранный вариант останется свободным.

Бывает и наоборот: площадку, ведущего или артиста просят оставить дату за заказчиком, уверяют, что мероприятие обязательно состоится, а затем просто отменяют решение. Для заказчика это изменение планов, а для подрядчика — востребованный день, в который он уже отказал другим клиентам и в итоге остался без работы. Поэтому нормальная бронь предполагает понятные условия, договор и финансовое подтверждение. Это защищает обе стороны.

Так когда же начинать подготовку?
Тогда, когда у вас появились первые принципиальные условия: дата, желаемая площадка, определённый артист, сложная программа или большое количество участников. Чем больше таких условий, тем раньше стоит проверить доступность и зафиксировать ключевые позиции.
Ранний старт нужен не для того, чтобы дольше готовиться. Он нужен для того, чтобы у вас оставалась возможность выбирать.

Общий порядок подготовки новогоднего корпоратива — от первых решений до срочного сценария — разобран в отдельном материале».